SimpleDMS

Die wichtigsten Funktionen eines DMS: Kompakte Übersicht

Ein Dokumenten­management­system (DMS) unterstützt dich dabei, deine täglichen Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung zu meistern. In der Regel umfasst ein gutes DMS eine Reihe von Kern­funktionen, die dir helfen, Papierkram und digitale Unterlagen effizient unter Kontrolle zu halten. Nachfolgend siehst du die wichtigsten Features in der Übersicht – von der zentralen Ablage bis zu automatisierten Workflows.

1. Zentrale Ablage

Ein Hauptmerkmal eines DMS ist die zentrale Ablage aller Dokumente.

  • Übersichtlichkeit: Anstatt Dateien auf mehreren Rechnern oder in verschiedenen Cloud-Speichern verstreut zu haben, befindet sich alles gesammelt an einem Ort.
  • Sicherheit: Viele DMS-Lösungen arbeiten mit verschlüsselten Servern, regel­mässigen Backups und klaren Zugriffs­protokollen.

Warum wichtig?
Mit einer zentralen Ablage findest du deine Dokumente schnell und verlierst nicht den Überblick, selbst wenn du sehr viele Dateien verwalten musst.

2. Volltextsuche

Die Volltextsuche erlaubt es dir, in kürzester Zeit die gewünschten Dokumente zu finden – basierend auf Stichwörtern oder Metadaten.

  • Indexierte Inhalte: Wird ein Dokument hochgeladen, macht das DMS den Inhalt für die Suche zugänglich.
  • Suchfilter: Häufig kannst du die Suche noch weiter eingrenzen, etwa nach Datum, Dokumententyp oder Tags.

Warum wichtig?
Gerade wenn du ein hohes Dokumenten­aufkommen hast, sparst du enorm viel Zeit, weil du nicht mehr stundenlang Ordner durchforsten musst.

3. Austausch mit Dritten (Teilen und Anfordern)

Ein zeitgemässes DMS ermöglicht nicht nur die interne Dokumenten­verwaltung, sondern unterstützt dich auch dabei, Dokumente mit Externen zu teilen oder Dokumente von ihnen anzufordern.

  • Gemeinsame Ordner oder Bereiche: In einigen Lösungen kannst du eigens freigegebene Bereiche einrichten, um Unterlagen sicher mit Kunden, Partnern oder Bekannten auszutauschen.
  • Granulare Zugriffsrechte: Du entscheidest, ob die Empfänger deine Dokumente nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen.
  • Automatisierte Einladung: Oft kannst du direkt aus dem DMS heraus einen sicheren Link verschicken oder eine E‑Mail-Einladung senden, damit andere auf bestimmte Dateien zugreifen können.

Warum wichtig?
Gerade wenn du regelmässig mit Kunden, Behörden oder Partnern Dokumente austauschen musst, erleichtern solche Freigabe­funktionen den Alltag enorm. Du behältst stets die Kontrolle und Übersicht, während Dritte schnell Zugriff auf die relevanten Unterlagen erhalten oder dir fehlende Dokumente zur Verfügung stellen können.

4. Automatisierte Workflows

Automatisierte Workflows beschleunigen und vereinfachen Abläufe wie Freigaben oder Bearbeitungsschritte.

  • Freigabeprozesse: Ein Dokument kann nacheinander verschiedenen Mitarbeitenden oder Familienmitgliedern zur Sichtung oder Unterschrift zugewiesen werden.
  • Benachrichtigungen: Das System informiert automatisch über neue Aufgaben oder Änderungen, sodass nichts liegen bleibt.

Warum wichtig?
Manuelle Abstimmungen und E‑Mail-Ketten entfallen. Du sparst Zeit und minimierst Fehlerquellen, weil das DMS viele Aufgaben automatisch koordiniert.

5. Versionierung

Mit der Versionierung wird jede Veränderung an einem Dokument getrackt.

  • Versions­historie: Du siehst, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
  • Wiederherstellung: Bei Bedarf kannst du eine frühere Version problemlos zurückholen.

Warum wichtig?
Keine Chaos-Dateinamen wie «Dokument_FINAL_letzteVersion.pdf» mehr. Du behältst jederzeit den Überblick und vermeidest Datenverluste.

6. Zugriffsrechte

Gerade bei sensiblen Unterlagen oder wenn mehrere Personen zusammenarbeiten, brauchst du Zugriffsrechte.

  • Benutzerrollen: Definiere, wer die Dokumente nur lesen darf und wer sie bearbeiten oder sogar löschen kann.
  • Transparenz: Manche DMS protokollieren, welche Person auf welches Dokument zugegriffen hat.

Warum wichtig?
Du behältst die Kontrolle über vertrauliche Informationen und kannst sicher sein, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

7. Sicherheit und Datenschutz

Da ein DMS in der Regel mit vertraulichen Daten umgeht, ist Sicherheit und Datenschutz ein zentrales Element.

  • Verschlüsselung: Viele Systeme verschlüsseln Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand.
  • Serverstandorte: Achte darauf, wo die Server stehen und welche Datenschutz­gesetze gelten. In der Schweiz und EU gelten besonders hohe Standards.

Warum wichtig?
Du willst sicherstellen, dass deine Dokumente weder verloren gehen noch in unbefugte Hände geraten. Sichere Systeme und klare Datenschutz­konzepte sind daher ein Muss.

Fazit

Von der zentralen Ablage über die Volltextsuche bis hin zu automatisierten Workflows: Ein gutes Dokumenten­management­system sollte genau die Funktionen bereitstellen, die deinen Alltag vereinfachen. Ob du als Selbständiger, in einem Kleinunternehmen oder privat mit vielen Unterlagen hantierst, diese sechs Kernfunktionen helfen dir, effizient, transparent und vor allem sicher zu arbeiten.

So sparst du Zeit, bewahrst Ordnung in deinen Unterlagen und kannst dich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.