Warum SimpleDMS?
Mit SimpleDMS legst du Dokumente ab, ohne Ordner auszuwählen oder Dateien umzubenennen. Du beschreibst sie über Metadaten und findest sie über Filter wieder.
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Effiziente Dokumentenablage
Du sammelst alle neuen Dokumente in der Inbox und bearbeitest sie anschliessend gebündelt. Dabei wählst du den Dokumenttyp und die zugehörigen Felder aus. SimpleDMS unterstützt dich mit passenden Vorschlägen basierend auf dem Inhalt des Dokuments, und die Dokumenttypen lassen sich individuell konfigurieren.
Die Auswahl des passenden Ordners oder die Umbenennung der Datei sind nicht nötig. SimpleDMS leitet den Namen des Dokuments aus den zugewiesenen namensgebenden Attributen ab. Ändern sich die Metadaten, ändert sich der Name automatisch. Wer (noch) nicht auf Ordner und Dateinamen verzichten möchte, kann sie weiterhin nutzen.
Weil keine vorgegebene Ordnerstruktur zu beachten ist und die Verschlagwortung intuitiv ist, entfallen typische Fehlerquellen bei der Ablage.
Beispiel: Dokumenttyp «Rechnung»
- Namensgebendes Attribut «Unternehmen»: Musterfirma
- Namensgebendes Attribut «Eingangsdatum»: 06.03.2025
- Abgeleiteter Name: «Rechnung, Musterfirma, 06.03.2025»
Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt das Anwendungsbeispiel «Dokumente ablegen, ohne Dateien umzubenennen».
Finden, Überblick & Kontrolle
Schnelles Finden von Dokumenten
Durch die Metadaten-gestützte Ablage findest du auch Dokumente schnell, die in einer klassischen Ordnerstruktur keinen eindeutigen Speicherort haben. Ob eine Rechnung beim Projekt oder beim rechnungsstellenden Unternehmen liegt, spielt keine Rolle mehr. Du wählst Unternehmen, Projekt, Dokumenttyp und bei Bedarf weitere Felder als Filter.
Übersicht behalten
Mit Filtern behältst du den Überblick. Definierst du für Rechnungen etwa ein Feld «Bezahlt am» oder «Bezahlt», zeigt dir der zugehörige Filter alle unbezahlten Rechnungen. In der Inbox jedes Space findest du alle Dokumente, die noch verschlagwortet werden müssen.
Einfaches Berechtigungssystem
Die Verwaltung von Berechtigungen ist einfach gehalten und orientiert sich an den Bedürfnissen kleiner Unternehmen. Als Administrator:in legst du für jeden Space fest, welche Personen Schreib- oder nur Lesezugriff erhalten. Jeder Space verwendet eigene Dokumenttypen und Tags, sodass Unbefugte sensible Informationen nicht versehentlich einsehen.
Deine Daten gehören dir
Nutzt du die Cloud, bietet dir SimpleDMS komfortable und vollständige Export-Optionen. Der Export aller Dateien inklusive der Datenbank mit den Metadaten ist jederzeit möglich. Als On-Premises-Kund:in betreibst du SimpleDMS auf deiner eigenen Infrastruktur und behältst die volle Kontrolle über deine Daten. Der Quellcode ist offen.
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