KI-Assistenten für deine Dokumente mit MCP

Über MCP kann dein Assistent Dokumente suchen, extrahierte Texte lesen und Originaldateien abrufen. Mit Schreibzugriff kann er auch Dokumente und Metadaten in SimpleDMS bearbeiten. Daraus ergeben sich unterschiedliche Aufgaben, die du im Gespräch mit ihm erledigen kannst.

«Welche Rechnungen sind im September eingegangen?»

Bitte deinen Assistenten, Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder Dokumente mit bestimmten Tags zu finden. Er kann die Suche mit Dokumenttypen und Feldwerten eingrenzen, etwa auf Rechnungen mit einem Betrag über einer von dir genannten Grenze. Die gefundenen Dokumente lassen sich über ihre Links in SimpleDMS öffnen.

«Was steht im Vertrag zur Kündigungsfrist?»

Frage nach einer Kündigungsfrist, einer Zahlungsbedingung oder einer bestimmten Vereinbarung. Der Assistent kann das betreffende Dokument suchen und dessen Inhalt für seine Antwort verwenden. So bezieht sich das Gespräch auf deine Unterlagen.

Lass dir die wesentlichen Punkte eines Vertrags oder eines längeren Dokuments zusammenfassen. Du kannst den Schwerpunkt vorgeben, beispielsweise Laufzeit, Kosten und Pflichten. Der Assistent liest die Unterlagen aus SimpleDMS und bereitet den Inhalt für deine Frage auf.

Bitte den Assistenten, zwei Angebote gegenüberzustellen oder mehrere Dokumente nach denselben Kriterien auszuwerten. Er kann die jeweiligen Inhalte abrufen und beispielsweise die beschriebenen Leistungen, Preise oder Vertragsbedingungen im Gespräch vergleichen.

Lass Rechnungsdatum, Betrag oder Referenznummer aus einem Dokument herauslesen. Der Assistent kann dir die Angaben zunächst zeigen und sie anschliessend in passende Felder des Dokuments eintragen. Die Werte stehen danach auch für die Suche und Filterung in SimpleDMS bereit.

Bitte den Assistenten, die Dokumente in deiner Inbox durchzusehen und Dokumenttypen sowie Tags vorzuschlagen. Er kann die Inhalte lesen und deine vorhandenen Dokumenttypen, Tags und Felder berücksichtigen, damit seine Vorschläge zu deiner Ablagestruktur passen. Du kannst die Vorschläge im Gespräch besprechen, bevor er sie den Dokumenten zuweist.

Ein kompatibler Assistent kann neue Dateien über die MCP-Verbindung in die SimpleDMS-Inbox hochladen. Anschliessend kann er das hochgeladene Dokument prüfen und mit der Klassifizierung fortfahren. So lässt sich die Übernahme einer Datei mit ihrer weiteren Verarbeitung verbinden.

Nach der Einordnung kann der Assistent ein Dokument in einen vorhandenen Ordner verschieben oder einen neuen Ablageordner erstellen. Wenn du ohne Ordner arbeitest, kann er die Inbox-Verarbeitung auch ohne Verschieben abschliessen. Das Dokument erscheint danach in der Ablage.

Bitte den Assistenten, bereits abgelegte Dokumente umzubenennen oder in passende Ordner zu verschieben. Beispielsweise kannst du Unterlagen zu einem Projekt in einem gemeinsamen Ordner zusammenführen lassen. Die vorhandenen Metadaten und Notizen bleiben mit den Dokumenten verbunden.

Lass eine Zusammenfassung oder eine offene Frage als Notiz am Dokument speichern. Der Assistent kann auch bestehende Notizen lesen, um den bisherigen Gesprächskontext zu berücksichtigen. So können Kolleg:innen die Informationen direkt beim betreffenden Dokument wiederfinden.

Wenn deine Ablagestruktur ergänzt werden soll, kann der Assistent Tags, Felder und Dokumenttypen erstellen oder bestehende Bezeichnungen ändern. Du kannst beispielsweise einen Dokumenttyp mit passenden Datums- und Betragsfeldern aufbauen lassen oder Tags in Gruppen ordnen. Diese Struktur steht dir anschliessend auch in der Webanwendung zur Verfügung.

Metadaten, Notizen und Ablageänderungen aus der MCP-Verbindung erscheinen in SimpleDMS. Du kannst in der Webanwendung mit denselben Dokumenten weiterarbeiten, statt Ergebnisse aus dem Gespräch manuell zu übertragen.

So verbindet sich die Unterstützung bei der Dokumentarbeit mit deiner bestehenden Ablagestruktur. Die daraus entstehenden Informationen bleiben für dein Team verfügbar.

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