Volltextsuche
Mit der Volltextsuche findest du Dokumente über ihren Inhalt, nicht nur über Dateinamen oder Metadaten. Das hilft besonders dann, wenn du ein Dokument fachlich kennst, aber den exakten Ablagekontext nicht mehr weisst.
Auch Scans werden durchsuchbar
SimpleDMS nutzt OCR, um Text aus gescannten Dokumenten zu erkennen. Dadurch lassen sich auch PDF-Scans oder fotografierte Unterlagen über Begriffe im Inhalt finden.
Das reduziert den Aufwand bei der Nachbearbeitung älterer Bestände und verbessert die Nutzbarkeit von Papier-Altlasten im Alltag.
Volltext und Metadaten zusammen nutzen
Der grösste Nutzen entsteht in der Kombination: Du filterst zuerst über Metadaten wie Dokumenttyp oder Zeitraum und ergänzt danach einen Begriff aus dem Inhalt.
So bekommst du schneller präzise Treffer, auch bei grossen Dokumentmengen.
Wann die Volltextsuche besonders hilfreich ist
Sie ist ideal, wenn Metadaten unvollständig sind, ein altes Dokument nachträglich gesucht wird oder nur ein einzelner Begriff aus dem Dokument bekannt ist.
Damit bleibt der Zugriff robust, auch wenn die Ablage nicht in jedem Fall perfekt war.
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