SimpleDMS

Die grössten Stolperfallen bei der DMS-Einführung in Kleinunternehmen

Die Einführung eines Dokumenten­management­systems (DMS) ist für viele Klein­unternehmen ein wichtiger Schritt: weniger Papierchaos, kürzere Suchzeiten und mehr Transparenz in den Abläufen. Doch es gibt typische Stolperfallen, die den Erfolg schnell ausbremsen können. In diesem Artikel erhältst du einen Überblick über die häufigsten Fehler – und wie du sie von Anfang an vermeidest.

1. Unklare Ziele und Anforderungen

Warum das zum Problem wird
Wenn nicht klar ist, was das DMS leisten soll, passieren oft Fehlkäufe oder unpassende Implementierungen. Das System wird dann schnell zum «digitalen Aktenfriedhof», anstatt echte Mehrwerte zu liefern.

Was du tun kannst

  • Konkrete Ziele definieren: Möchtest du Zeit bei der Dokumenten­suche sparen, Papier reduzieren oder Abläufe automatisieren?
  • Anforderungs­katalog erstellen: Notiere alle Muss- und Kann-Funktionen (z. B. Versionierung, Volltextsuche, Zugriffssteuerung).

2. Fehlende Einbindung der Mitarbeitenden

Warum das zum Problem wird
Gerade in kleinen Teams kann die Motivation schnell sinken, wenn neue Tools ohne Rücksprache eingeführt werden. Das System wird im schlimmsten Fall gar nicht oder nur ungern genutzt, weil sich alle an ihre alten Gewohnheiten klammern.

Was du tun kannst

  • Frühe Kommunikation: Informiere alle Team­mitglieder über das Vorhaben und die Gründe dahinter.
  • Feedback einholen: Lasse Mitarbeitende mitentscheiden, wie die Ablage­struktur aussehen soll.
  • Testphasen: Gib dem Team Zeit, sich an das DMS zu gewöhnen und sammle wertvolle Hinweise, wie sich Prozesse verbessern lassen.

3. Zu wenig Zeit für Schulung und Umgewöhnung

Warum das zum Problem wird
Selbst ein nutzerfreundliches DMS erfordert eine kurze Einarbeitungsphase. Ohne Schulung stossen gerade Einsteiger schnell an Grenzen und können das System nicht effizient einsetzen.

Was du tun kannst

  • Schulungen anbieten: Biete Einführungs­trainings oder Video-Tutorials an, in denen grundlegende Funktionen erklärt werden.
  • In kleinen Schritten vorgehen: Führe das DMS schrittweise ein, damit die Mitarbeitenden nicht das Gefühl haben, alles auf einmal umstellen zu müssen.

4. Unübersichtliche Ablage­struktur

Warum das zum Problem wird
Wenn die digitale Ablage nicht durchdacht ist, können Dokumente trotz DMS genauso schwer zu finden sein wie vorher. Das führt zu Frust und mindert das Vertrauen ins neue System.

Was du tun kannst

  • Naming Conventions: Lege verbindliche Regeln für Dateinamen und Ordnerhierarchien fest.
  • Tags nutzen: Viele DMS bieten die Möglichkeit, Dokumente zusätzlich mit Schlagwörtern (Tags) zu versehen – das erleichtert die Suche erheblich.
  • Regelmässige Review-Termine: Überprüfe in gewissen Abständen, ob die Struktur noch passt, oder ob Anpassungen nötig sind.

5. Unterschätzte Integration in bestehende Prozesse

Warum das zum Problem wird
Ein DMS ist oft nur ein Mosaikstein in deiner Systemlandschaft. Wenn wichtige Tools wie Buchhaltungs- oder CRM-Software nicht eingebunden werden, arbeitest du weiterhin mit Medienbrüchen und manuellen Umwegen.

Was du tun kannst

  • System­landschaft analysieren: Überprüfe, welche bestehenden Programme relevant sind.
  • Schnittstellen prüfen: Viele DMS-Lösungen bieten Integrationen oder APIs an, um Dokumente nahtlos zu übertragen.
  • Automatisierte Abläufe: Richte Workflows ein, damit Dokumente automatisch den richtigen Empfängern oder Datenbanken zugewiesen werden.

6. Unterschätzter Pflegeaufwand

Warum das zum Problem wird
Die Einführung eines DMS ist kein einmaliges Projekt, sondern bedarf laufender Pflege, insbesondere im On-Premises-Betrieb. Bleiben Updates oder regelmässige Wartungen aus, entstehen Sicherheitslücken oder das System läuft nicht mehr rund.

Was du tun kannst

  • Verantwortliche festlegen: Bestimme eine Person (oder ein kleines Team), die sich regelmässig um Systempflege, Updates und neue Anforderungen kümmert.
  • Monitoring: Dokumentiere Probleme oder Wünsche der Team­mitglieder, damit du gezielt Optimierungen vornehmen kannst.

Fazit

Die Einführung eines Dokumenten­management­systems in einem Kleinunternehmen kann echten Mehrwert bringen: kürzere Suchzeiten, transparentere Abläufe und weniger Papier. Doch damit das DMS nicht zu einem zusätzlichen Aufwand wird, solltest du ein paar zentrale Punkte beachten. Klare Ziele, Einbindung aller Beteiligten und ein strukturierter Ablageplan bilden das Fundament für eine erfolgreiche Einführung. So stellst du sicher, dass dein DMS dir tatsächlich Zeit und Nerven spart – anstatt neue Probleme zu schaffen.