SimpleDMS

Cloud-DMS vs. On-Premises-DMS: Vor- und Nachteile im Vergleich

«Cloud oder On-Premises?» – vor dieser Frage stehen viele, die ein Dokumenten­management­system (DMS) suchen. Beide Varianten bieten Chancen, bringen jedoch jeweils bestimmte Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel bekommst du einen kompakten Überblick darüber, welche Lösung wann passen könnte, damit du deine Entscheidung fundiert treffen kannst.

1. Was ist ein Cloud-DMS?

Bei einem Cloud-DMS werden deine Daten und Dokumente in einem Rechenzentrum eines Anbieters gehostet. Du greifst also über das Internet auf das System zu, ohne eigene Server oder grosse Hardware-Infrastruktur zu betreiben.

Vorteile eines Cloud-DMS

  1. Geringe Anfangsinvestitionen
    Da der Anbieter die Server- und Netzwerk­infrastruktur stellt, entfallen für dich hohe Anschaffungs­kosten. Du zahlst meist ein monatliches oder jährliches Abo, das überschaubar bleibt.

  2. Einfache Skalierbarkeit
    Brauchst du mehr Speicher oder zusätzliche Nutzer­lizenzen, kannst du diese in der Cloud schnell dazubuchen. Auch temporäre Spitzenlasten werden vom Anbieter abgefangen.

  3. Automatische Updates
    Der Cloud-Anbieter kümmert sich in der Regel um alle Updates und Sicherheits­patches. Du musst dich weder um Wartung noch um Installation neuer Versionen kümmern.

  4. Ortsunabhängiger Zugriff
    Du kannst von überall mit Internet­verbindung auf deine Dokumente zugreifen. Das ist besonders hilfreich, wenn du viel unterwegs bist oder ein verteiltes Team hast.

Nachteile eines Cloud-DMS

  1. Abhängigkeit von der Internetverbindung
    Ohne stabile Internet­verbindung kannst du nicht auf deine Dokumente zugreifen. Bei Verbindungs­ausfällen kann das zu Arbeitsunterbrüchen führen.

  2. Laufende Kosten
    Ein Cloud-Abo klingt zunächst günstig, summiert sich aber über die Jahre. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren solltest du in deine Budgetplanung einbeziehen.

  3. Datenschutz-Bedenken
    Du bist auf das Sicherheitskonzept und die Datenschutz­vorkehrungen des Anbieters angewiesen. Achte unbedingt darauf, wo sich die Server befinden und welche Compliance-Standards erfüllt werden – insbesondere in der Schweiz und der EU ist das ein wichtiges Thema.

2. Was ist ein On-Premises-DMS?

Beim On-Premises-Modell betreibst du dein DMS auf deinen eigenen Servern oder auf Hardware, die du direkt kontrollierst. Das System läuft also in deiner eigenen IT-Umgebung, statt bei einem Cloud-Anbieter.

Vorteile eines On-Premises-DMS

  1. Volle Kontrolle über Daten
    Du behältst die Hoheit über deine Dokumente und entscheidest selbst, wie und wo sie gespeichert werden. Gerade wenn du mit sehr sensiblen Daten arbeitest, kann das ein wichtiges Argument sein.

  2. Kein laufendes Abo-Modell
    Auch wenn in der Regel Wartungs- und eventuell Lizenzgebühren anfallen, musst du dich nicht langfristig an ein Abo binden. Oftmals kannst du zudem mit einer einmaligen Lizenz arbeiten.

  3. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
    Wenn du spezielle Anforderungen hast, kannst du in deiner eigenen Serverinfrastruktur mehr Freiheit geniessen. Du bist nicht an die Vorgaben eines Cloud-Anbieters gebunden.

Nachteile eines On-Premises-DMS

  1. Hohe Anfangsinvestitionen
    Server-Hardware, Netzwerkkomponenten und eventuelle Software­lizenzen kosten oft viel Geld und erfordern Fachwissen oder externe IT-Unterstützung.

  2. Aufwendige Wartung und Updates
    Bei einem On-Premises-System bist du selbst für die Installation von Updates und die Systemwartung verantwortlich. Das kann zeitintensiv sein oder eine IT-Fachkraft erfordern.

  3. Eingeschränkte Mobilität
    Möchtest du von ausserhalb deines Netzwerks auf das DMS zugreifen, brauchst du Lösungen wie VPN oder andere sichere Zugriffskonzepte. Das ist meist umständlicher als eine reine Cloud-Lösung.

3. Wichtige Entscheidungskriterien

3.1 Kosten und Budget

  • Cloud: Monatliche oder jährliche Zahlungen, dafür kaum hohe Einmal­kosten.
  • On-Premises: Höhere Anschaffungs­kosten, dafür langfristig weniger laufende Gebühren, allerdings mit Wartungsaufwand.

3.2 Datenschutz und Compliance

  • Cloud: Abhängigkeit vom Sicherheits­konzept des Anbieters. Prüfe genau, wo die Server stehen und welche Schutzmechanismen greifen.
  • On-Premises: Volle Kontrolle über die Server und Daten. Du hast aber auch die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutz­vorschriften.

3.3 Technischer Aufwand

  • Cloud: Keine eigene Serverwartung, automatische Updates, aber Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des Anbieters.
  • On-Premises: Eigenverantwortung für Wartung, Updates und eventuelle Pannen, dafür mehr Flexibilität bei Anpassungen.

3.4 Skalierbarkeit

  • Cloud: Sehr leicht erweiterbar, ideal, wenn dein Unternehmen oder Dokumenten­aufkommen schnell wächst.
  • On-Premises: Für mehr Speicher oder Nutzer­zahlen sind oft zusätzliche Hardware und ein Ausbau der Serverinfrastruktur nötig.

4. Fazit

Ob du dich für ein Cloud-DMS oder ein On-Premises-DMS entscheidest, hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Frag dich:

  • Möchte ich eine einfache, schnelle Lösung ohne grossen IT-Aufwand?
    Dann ist ein Cloud-DMS oft die bequemere Variante.

  • Habe ich starke Datenschutz-Bedenken oder spezielle Compliance-Vorgaben?
    On-Premises kann in solchen Fällen sinnvoll sein, da du die Datenhoheit behältst und individuelle Schutzmassnahmen umsetzen kannst.

  • Wie plane ich mein Budget?
    Bei einem Cloud-Modell verteilen sich die Kosten über einen langen Zeitraum, während On-Premises anfangs höhere Investitions­kosten bedeutet.

Nimm dir die Zeit, deine internen Anforderungen zu definieren und vergleiche verschiedene Anbieter und Modelle. So stellst du sicher, dass deine Dokumentenverwaltung zuverlässig, sicher und kosteneffizient funktioniert – egal ob in der Cloud oder in den eigenen vier IT-Wänden.