Funktionen
SimpleDMS begleitet ein Dokument vom Eingang über die Ablage bis zur Suche. Die Funktionen sind nach diesen Schritten gruppiert. Zu vielen gibt es eine eigene Seite mit Beispielen und Screenshots.
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Dokumente erfassen
Inbox mit Metadaten-Vorschlägen
In der Inbox legst du hochgeladene Dateien vorübergehend ab und verarbeitest sie später gebündelt. Jeder Space hat eine eigene Inbox. SimpleDMS schlägt dabei passende Dokumenttypen, Tags und Datumswerte vor.
Mehr erfahrenDateiupload
Lade Dateien direkt in der Webanwendung in den gewünschten Zielordner oder in die Inbox hoch. Gewährst du Zugriff auf Kamera und Mikrofon, erstellst du Fotos, Audio-Aufnahmen und Screencasts direkt in SimpleDMS.
Zip-Archive entpacken
Hochgeladene Zip-Archive entpackst du direkt in SimpleDMS.
WebDAV-Upload
Scanner, Multifunktionsgeräte, Desktop-Programme und Skripte laden Dateien per WebDAV direkt in die Inbox eines Space hoch. Lokale Zwischenspeicherung und manuelle Browser-Uploads entfallen.
Mehr erfahrenDokumente ablegen
Dokumenttypen mit Feldern
Dokumenttypen beschleunigen die Ablage und Verschlagwortung. Beim Erstellen eines Space stehen vordefinierte Dokumenttypen als Vorlage bereit, die du direkt verwendest oder anpasst.
Mehr erfahrenEigenständige Felder
Felder kannst du auch unabhängig von Dokumenttypen verwenden.
Tags
Neben einfachen Tags gibt es Super-Tags und Tag-Gruppen.
Ablage ohne Ordner
Die Ablage funktioniert optional ohne Ordner und Dateinamen. SimpleDMS leitet den Namen eines Dokuments aus seinen Metadaten ab.
Mehr erfahrenDuplikaterkennung
SimpleDMS erkennt doppelte Dateien direkt in der Inbox. So siehst du vorhandene Kopien, bevor du eine weitere Datei ablegst.
Mehr erfahrenVersionierung
Neue Versionen lädst du im Tab «Versionen» hoch oder übernimmst sie aus der Inbox. Die Historie bleibt nachvollziehbar, und frühere Stände bleiben verfügbar.
Mehr erfahrenDokumente finden & ansehen
Volltextsuche
Findest du ein Dokument nicht über die Metadaten, hilft die Volltextsuche. SimpleDMS extrahiert den Inhalt direkt oder erkennt ihn per OCR, und du kombinierst die Volltextsuche mit der Metadaten-Suche.
Mehr erfahrenFilter für Dokumente
Filtere Dokumente nach Dokumenttypen, Feldern und Tags.
Listen- & Tabellenansicht
Nutze die Listenansicht zum gezielten Durchsehen und die Tabellenansicht, wenn mehr Einträge auf den Bildschirm sollen.
Mehr erfahrenPDF-Vorschau
SimpleDMS erstellt PDF-Vorschauen für HTML-, Markdown- und Office-Dateien.
Mehr erfahrenWie Texterkennung funktioniert, erklärt der Artikel «OCR im DMS: So funktioniert Texterkennung».
Zusammenarbeiten
Arbeitsbereiche (Spaces)
Spaces sind Teil des Berechtigungssystems und die Grundlage der Zusammenarbeit.
Mehr erfahrenNotizen an Dokumenten
Füge einem Dokument mehrere Notizen hinzu und nutze sie für kurze Gespräche mit Kolleg:innen. So bleibt die Abstimmung mit dem passenden Dokument verbunden.
Mehr erfahrenPapierkorb & Wiederherstellung
Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.
KI-Assistenten über MCP
Verbinde KI-Assistenten wie Claude Code oder Codex mit deinen Dokumenten. Über MCP können sie Dokumente suchen und lesen sowie mit Schreibzugriff Metadaten zuweisen, Notizen hinzufügen und Inbox-Dokumente ablegen.
Beispielanfragen
«Welche Rechnungen sind im September eingegangen?»
«Was steht im Vertrag zur Kündigungsfrist?»
Apps, Darstellung & Anmeldung
Progressive Web App (PWA)
SimpleDMS lässt sich als App auf Smartphones, Tablets und Computern installieren. So nutzt du «Teilen mit» auf Smartphones und Tablets oder «Öffnen mit» auf Computern, etwa direkt aus dem E-Mail-Programm oder Datei-Browser.
Dark Mode
Der Dark Mode wird vollständig unterstützt und folgt automatisch der Systemeinstellung.
Passkeys
Passkeys werden vollständig unterstützt und ermöglichen eine sichere, passwortlose Anmeldung.
Weitere Wege, Dateien an SimpleDMS zu übergeben, findest du unter Integrationen.