Funktionen

Beim Erfassen neuer Dokumente schlägt SimpleDMS automatisch passende Dokumenttypen, Schlagworte und Datumswerte vor.

Dadurch geht die Verschlagwortung in der Inbox deutlich schneller.

Ermöglichen die schnelle Ablage und Verschlagwortung neuer Dokumente.

Beim Erstellen eines neuen Spaces stehen vordefinierte Dokumenttypen als Vorlage bereit. Diese können direkt verwendet und bei Bedarf angepasst werden.

Mehr zum Metadaten-Konzept mit Dokumenttypen, Tags und Feldern.

Felder können auch unabhängig von Dokumenttypen verwendet werden.

Das Schlagwort-System unterstützt:

• einfache Tags,
• Super-Tags, und
• Tag-Gruppen.

In der Inbox ist die temporäre Ablage hochgeladener Dateien und spätere Batch-Verarbeitung möglich. Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Inbox.

Mehr zur Inbox mit intelligenten Metadaten-Vorschlägen.

Die Ablage der Dokumente funktioniert optional ohne Ordner und Dateinamen, siehe den Absatz Effiziente Dokumentenablage im Artikel «Warum SimpleDMS?».

Falls ein Dokument einmal nicht über die Metadaten gefunden werden kann, steht zusätzlich eine Volltextsuche zur Verfügung.

Der Dokumenteninhalt wird direkt extrahiert oder per OCR erkannt. Die Kombination der Volltextsuche mit der Metadaten-Suche ist möglich.

Mehr zur Volltextsuche.

Filterung der Dokumente via Dokumenttypen, Feldern und Tags.

Dokumente können versioniert werden. Neue Versionen lassen sich direkt im Tab «Versionen» hochladen oder aus der Inbox übernehmen.

So bleibt die Historie nachvollziehbar und frühere Stände sind weiterhin verfügbar.

Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und können wiederhergestellt werden.

Teil des Berechtigungssystems und zur Zusammenarbeit.

Der Dateiupload ist direkt in der Webanwendung in den gewünschten Zielordner oder in die Inbox möglich.

Falls SimpleDMS als App installiert ist, können die nativen Funktionen der jeweiligen Platform genutzt werden. Beispielsweise via «Teilen mit» auf Smartphones und Tablets, und «Öffnen mit» auf Computern.

Wenn der Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon gewährt wird, ist die direkte Erstellung und das Hochladen von Fotos, Audio-Aufnahmen oder Screencasts möglich.

Das Entpacken hochgeladener Zip-Archive ist direkt in SimpleDMS möglich.

Dateivorschau für die meisten gängigen Dokumententypen.

SimpleDMS ist eine Webanwendung, deren Installation als App auf Smartphones, Tablets und Computern möglich ist.

Dies ermöglicht die Verwendung nativer Funktionen der entsprechenden Platform, beispielsweise die Nutzung der «Teilen mit»-Funktion auf Smartphones und Tablets, oder «Öffnen mit» auf Computern, beispielsweise direkt aus dem E-Mail-Programm oder Datei-Browser.

Der Dark Mode wird vollständig unterstützt mit automatischer Erkennung der Systemeinstellung.

Passkeys werden vollständig unterstützt und können für eine sichere, passwortlose Anmeldung verwendet werden.