SimpleDMS

DMS-Anbieter für kleine Unternehmen

In dieser Übersicht werden dir bekannte DMS-Lösungen vorgestellt, die sich besonders für kleinere Unter­nehmen eignen – inklusive ihrer Vorteile und möglicher Nachteile.

1. ecoDMS

Kurzportrait:
ecoDMS ist eine deutsche On-Premise- und Cloud-Lösung, die vor allem durch ihr faires Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt. Das System bietet zahlreiche Funktionen, darunter automatisches Einlesen von Dokumenten, Ver­schlagwortung und revisionssichere Archivierung.

Vorteile:

  • Kostenattraktiv für kleine Budgets
  • Übersichtliche Benutzer­oberfläche
  • Viele Schnittstellen und Automatisierungs­optionen

Nachteile:

  • Für Einsteiger:innen kann die Funktionsvielfalt anfangs etwas unübersichtlich sein
  • Upgrades und Support können zusätzliche Kosten verursachen

Website:
https://www.ecodms.de/de/

2. DocuWare

Kurzportrait:
DocuWare ist ein weltweit etabliertes Dokumenten­management­system, das in der Cloud oder On-Premise genutzt werden kann. Es punktet mit umfangreichen Workflow-Funktionen, die vor allem in wachsenden Unter­nehmen für Effizienz sorgen.

Vorteile:

  • Leistungsstarke Workflow-Automatisierung
  • Flexible Skalierung bei steigender Dokumentenanzahl
  • Integration mit gängigen Office-Anwendungen

Nachteile:

  • Für sehr kleine Betriebe kann der umfangreiche Funktions­umfang zunächst zu gross erscheinen
  • Die Kosten können bei hoher Nutzerzahl oder komplexen Anforderungen steigen

Website:
https://start.docuware.com/de/

3. M-Files

Kurzportrait:
M-Files hat einen besonderen Fokus auf Metadaten: Statt Dokumente in Ordner­strukturen abzulegen, wählst du passende Tags. Das erleichtert die Suche nach Infos und beschleunigt Arbeitsprozesse spürbar.

Vorteile:

  • Metadaten-basierter Ansatz spart Zeit bei der Dokumentensuche
  • Intelligente Zugriffsrechte und Versionierung
  • Cloud-, On-Premise- oder Hybrid-Betrieb möglich

Nachteile:

  • Gewöhnungsbedürftig, wenn du bisher stark auf Ordner­strukturen setzt
  • Höherer Preis im Vergleich zu manchen Einsteigerlösungen

Website:
https://www.m-files.com

4. Microsoft SharePoint

Kurzportrait:
Ursprünglich als Team- und Collaboration-Plattform konzipiert, wird SharePoint von Microsoft häufig auch als Dokumenten­management­system eingesetzt. Wenn du bereits mit Microsoft 365 arbeitest, kann diese Integration sinnvoll sein.

Vorteile:

  • Nahtlose Verbindung zu Office-Anwendungen
  • Umfangreiche Teamfunktionen (z. B. Intranets)
  • Skalierbar für Unternehmen jeder Grösse

Nachteile:

  • Für kleine Unternehmen manchmal zu komplex und umfangreich
  • Lizenzkosten können bei einigen Plänen relativ hoch ausfallen

Website:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration

5. Alfresco

Kurzportrait:
Alfresco ist eine Open-Source-Plattform mit Fokus auf Enterprise-Content-Management. Sie eignet sich auch für kleine Betriebe, die eine leistungsfähige und anpassbare Lösung suchen, aber genug IT-Ressourcen haben, um das System zu betreuen.

Vorteile:

  • Open-Source-Ansatz und hohe Flexibilität
  • Schnelles Erfassen, Organisieren und Suchen von Dokumenten
  • Anpassbare Workflows für unterschiedliche Branchen

Nachteile:

  • Braucht technisches Know-how und häufig eine eigene IT-Infrastruktur
  • Nicht jedes Feature ist in der kostenlosen Community-Edition enthalten

Website:
https://www.alfresco.com

6. Revver (ehemals eFileCabinet)

Kurzportrait:
Revver ist eine Cloud-Lösung, die in den USA weit verbreitet ist und zunehmend auch in Europa genutzt wird. Das System legt Wert auf eine übersichtliche Oberfläche und einfache Benutzer­führung.

Vorteile:

  • Dokumente können schnell digitalisiert und archiviert werden
  • Mobile App für flexiblen Zugriff
  • Einfaches Rollen- und Rechtemanagement

Nachteile:

  • Hauptaugenmerk bisher eher auf dem US-Markt, sodass deutsche oder Schweizer Anforderungen vielleicht nicht alle abgedeckt sind
  • Preisgestaltung kann je nach benötigtem Funktions­umfang höher liegen

Website:
https://www.revverdocs.com

7. ELO Office

Kurzportrait:
ELO Office richtet sich speziell an kleine bis mittlere Unter­nehmen, die eine Lösung für das digitale Dokumentenarchiv suchen. Neben der Archivierung helfen automatische Ver­schlagwortungsfunktionen bei der effizienten Verwaltung.

Vorteile:

  • Einfache Einrichtung und übersichtliche UI
  • Zahlreiche Erweiterungs­module für individuelle Anforderungen
  • Gute Integration in bestehende Systeme

Nachteile:

  • On-Premise-Ansatz kann höhere Einstiegskosten mit sich bringen
  • Cloud-Lösung ist vorhanden, aber nicht so umfangreich wie die lokale Variante

Website:
https://www.elo.com/de-de

8. Nextcloud

Kurzportrait:
Nextcloud ist dir vielleicht als Filesharing- und Cloudspeicher-Lösung bekannt. Mit den richtigen Apps lässt es sich aber auch als einfaches Dokumenten­management­system nutzen. Dabei behältst du die volle Kontrolle über deine Daten, weil du Nextcloud auf deinem eigenen Server (On-Premise) hosten kannst.

Vorteile:

  • Hohe Daten­sicherheit und volle Kontrolle
  • Modular erweiterbar durch zahlreiche Apps
  • Ideal für datenschutzorientierte Nutzer

Nachteile:

  • Du musst dich selbst um Hosting, Wartung und Updates kümmern
  • Als reines DMS weniger spezialisiert als andere Lösungen

Website:
https://nextcloud.com

9. PaperOffice

Kurzportrait:
PaperOffice ist eine DMS-Lösung mit Fokus auf automatisierte Dokumentenerkennung (OCR) und einer Vielzahl an Erweiterungs­funktionen. Für kleine Teams bietet PaperOffice eine erschwingliche Einstiegsvariante.

Vorteile:

  • Leistungsstarke OCR für schnelle Dokumentenerfassung
  • Archivierung nach GoBD und anderen Vorgaben
  • Automatische Erkennung und Sortierung von Unter­lagen

Nachteile:

  • Eher auf Windows-Umgebungen ausgerichtet, Mac- oder Linux-Integration kann schwieriger sein
  • Viele Funktionen erfordern Einarbeitung und eine gewisse Routine

Website:
https://www.paperoffice.com

10. Paperless-ngx

Kurzportrait:
Paperless-ngx ist eine beliebte Open-Source-Lösung, die komplett selbst gehostet werden kann. Sie konzentriert sich auf das digitale Erfassen, Organisieren und Durchsuchen von Dokumenten mit Hilfe von OCR. Besonders für Technikaffine, die volle Kontrolle über ihre Daten haben möchten, ist dieses DMS eine attraktive Option.

Vorteile:

  • Kostenfrei und Open-Source, keine monatlichen Gebühren
  • Vollständige Daten­hoheit dank Self-Hosting
  • Aktive Community und kontinuierliche Weiterentwicklung

Nachteile:

  • Technisches Know-how für Installation und Wartung erforderlich
  • Keine kommerziellen Support-Optionen, Community-Support kann bei komplexen Problemen begrenzt sein

Website:
https://docs.paperless-ngx.com/

11. SimpleDMS

Kurzportrait:
SimpleDMS ist eine moderne, nutzer­freundliche SaaS-Lösung aus der Schweiz. Das System setzt auf intuitive Bedienung, schnelle Dokumentensuche und klare Strukturen.

Vorteile:

  • Einfache Handhabung und klare Benutzer­führung
  • Ideal für kleine Teams und Selbständige

Nachteile:

  • Noch relativ jung am Markt, weshalb manche Funktionen erst nach und nach ergänzt werden

Fazit

Die Auswahl an Dokumenten­management­systemen für kleine Unter­nehmen ist gross. Die Wahl hängt stark von deinen Anforderungen, deinem Budget und deiner bevorzugten Hosting-Variante ab. Möchtest du etwa eine reine Cloud-Lösung oder legst du Wert auf eine On-Premise-Installation? Brauchst du tiefe Integrationen in bestehende Tools oder eine besonders intuitive Bedienung?

Mit der richtigen DMS-Software sparst du auf jeden Fall Zeit und Nerven – und das lohnt sich gerade für kleine Firmen und Selbständige. Schau dir die verschiedenen Optionen an, teste wenn möglich kostenlose Demos und entscheide dich für das System, das am besten zu deinen Prozessen passt.