DMS-Leitfaden: Alles, was du über Dokumenten­management­systeme wissen musst

Ein Dokumenten­management­system (DMS) kann für Kleinunternehmen, Selbständige, sowie Privatpersonen und Familien ein echter Game-Changer sein. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff «DMS»? Wofür brauchst du es, welche Vorteile bringt es dir und worauf solltest du bei der Auswahl achten? In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du zum Thema Dokumenten­management wissen musst.

Was ist ein Dokumenten­management­system?

Ein Dokumenten­management­system (DMS) ist eine Software, die dir bei der digitalen Ablage, Organisation und Verwaltung deiner Dokumente hilft. Anstatt unzählige Papierstapel oder undurchsichtige Ordnerstrukturen auf deinem Rechner zu verwalten, bietet dir ein DMS eine zentrale Plattform, auf der du all deine Unterlagen bequem speichern, durchsuchen und teilen kannst.

Wichtige Funktionen eines DMS sind:

  • Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateien an einem Ort
  • Schnelles suchen: Dank intelligenter Suchfunktionen findest du Dokumente im Handumdrehen
  • Dokumente teilen: Teile Dokumente mit Dritten oder fordere sie von ihnen an
  • Arbeitsabläufe optimieren: Mit Workflows beschleunigst und vereinfachst du Abläufe
  • Automatisches versionieren: Änderungen werden nachverfolgt
  • Zugriffsverwaltung: Bestimme, wer welche Dokumente ansehen oder bearbeiten darf
  • Sicherheit: Verschlüsselte Speicherung und Schutz deiner Daten

Weiterführende Informationen
Die wichtigsten Funktionen eines DMS: Kompakte Übersicht

Warum ein DMS? Die wichtigsten Vorteile

1. Zeit- und Kostenersparnis

Stell dir vor, du könntest jederzeit und von überall auf deine Dokumente zugreifen, sie schnell finden und direkt weiterverarbeiten. Nie wieder langes Suchen in Papierakten oder verstaubten Ordnern. Ein gutes DMS spart dir Zeit – und damit auch Geld.

2. Ordnung und Übersicht

Dank klarer Strukturen und automatischer Kategorisierung behältst du stets den Überblick über deine Dokumente. Besonders, wenn du Projekte für mehrere Kund:innen jonglierst oder privat diverse Rechnungen, Verträge und Dokumente managen musst.

3. Flexibilität und Mobilität

In einer digitalen Arbeitswelt ist ortsunabhängiges Arbeiten immer wichtiger. Mit einem DMS kannst du vom Homeoffice, aus dem Café oder unterwegs auf alle wichtigen Unterlagen zugreifen – solange du eine Internetverbindung hast.

4. Nachhaltigkeit

Weniger Papier zu verbrauchen ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern spart auch Platz. Statt Schränke voller Ordner zu archivieren, kannst du alles digital ablegen. Das freut nicht nur dich, sondern auch dein Büro oder Wohnzimmer.

5. Rechtliche Anforderungen

Je nach Branche oder privatem Bedarf kann es Vorschriften zur Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten geben. Ein gutes DMS unterstützt dich dabei, diese Vorgaben (z. B. Geschäftsbücherverordnung in der Schweiz, in Deutschland und Österreich) einzuhalten.

Weiterführende Informationen
DMS im Familienalltag: Dokumenten­organisation zu Hause

Worauf solltest du bei der Auswahl eines DMS achten?

  1. Benutzerfreundlichkeit
    Du solltest das System intuitiv bedienen können, ohne dich durch endlose Tutorials kämpfen zu müssen. Ein klares, aufgeräumtes Interface und eine schlüssige Navigationsstruktur sind entscheidend.

  2. Skalierbarkeit
    Vielleicht startest du klein, möchtest aber wachsen. Achte darauf, dass dein DMS leicht mit deinem Business oder deinen privaten Anforderungen mitwachsen kann, ohne dass du auf ein anderes System umsteigen musst.

  3. Funktionen
    Prüfe vorab, welche Funktionen du wirklich benötigst. Für manche reicht eine einfache Dokumentenablage mit Suchfunktion, andere benötigen umfangreiche Workflows, Freigabeprozesse oder automatisierte E-Mail-Ablagen.

  4. Sicherheit und Datenschutz
    Stelle sicher, dass deine Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Gerade bei sensiblen Dokumenten ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff ein Muss.

  5. Preisgestaltung
    Achte auf ein transparentes Preismodell ohne versteckte Kosten. Besonders als Kleinunternehmen oder Privatperson solltest du die monatlichen oder jährlichen Gebühren gut kalkulieren.

  6. Support und Kundenservice
    Bei technischen Fragen oder Problemen ist ein verlässlicher Support Gold wert. Schau dir an, welche Supportoptionen (E-Mail, Chat, Telefon) angeboten werden und wie schnell das Team reagiert.

Weiterführende Informationen
DMS-Entscheidungshilfe – Wie entscheide ich mich für ein DMS?
Cloud-DMS vs. On-Premises-DMS: Vor- und Nachteile im Vergleich

Tipps für eine erfolgreiche DMS-Einführung

  1. Bestandsaufnahme
    Sammle und digitalisiere deine wichtigsten Unterlagen. Sortiere sie vorab grob nach Kategorien, damit du sie im DMS schneller strukturiert ablegen kannst.

  2. Klares Ablagesystem festlegen
    Überlege dir, welche Ordnerstruktur oder Tags du verwenden möchtest. Halte es so simpel wie möglich, um später nicht den Überblick zu verlieren.

  3. Dokumentenrichtlinien definieren
    Lege fest, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, wer Zugriff hat und wie Versionen verwaltet werden. Das spart dir später Ärger und Verwirrung.

  4. Team (oder Familie) schulen
    Wenn du nicht allein arbeitest, sorge dafür, dass auch alle anderen wissen, wie das DMS funktioniert und welche Regeln gelten.

  5. Regelmäßige Pflege
    Nur ein gepflegtes System funktioniert reibungslos. Stelle sicher, dass neu hinzukommende Dokumente konsequent abgelegt und veraltete Versionen archiviert werden.

Weiterführende Informationen
Die grössten Stolperfallen bei der DMS-Einführung in Kleinunternehmen

Fazit

Ein Dokumenten­management­system ist längst nicht mehr nur etwas für Großunternehmen. Auch Kleinunternehmen, Selbständige, sowie Privatpersonen und Familien können enorm von einem gut organisierten, digitalen Dokumentenworkflow profitieren. Ob Zeitersparnis, Ortsunabhängigkeit oder mehr Sicherheit: Ein DMS bietet zahlreiche Vorteile für alle, die ihre Dokumente besser im Griff haben wollen.

Viel Erfolg bei der Einführung deines DMS und beim nächsten Schritt in eine digitale, papierlose Zukunft!