Versionierung

Mehrere Versionen schaffen schnell Unsicherheit. Eine Datei heisst «final», später folgt «final-neu», und irgendwann ist offen, welche Version weiterverwendet werden soll.

Das passiert leicht, wenn Dokumente über verschiedene Wege hereinkommen. Eine Person arbeitet mit dem vorhandenen Dokument, eine andere legt eine aktualisierte Datei in der Inbox ab. Frühere Versionen sind vielleicht noch vorhanden, aber nicht sauber mit dem aktuellen Dokument verbunden.

SimpleDMS behandelt eine neue Datei nicht als lose Kopie, sondern als Version des bestehenden Dokuments. Im Tab «Versionen» siehst du die Historie und ergänzt dort die nächste Version.

Wenn die aktualisierte Datei bereits in der Inbox liegt, übernimmst du genau diese Datei als nächste Version. Dadurch bleibt der Zusammenhang erhalten, ohne dass du ein zweites Dokument anlegen musst.

Versionierung verbessert die Verlässlichkeit des gemeinsamen Dokumentenbestands. Es ist klarer, welche Datei zum bestehenden Dokument gehört und welche älteren Versionen weiterhin verfügbar sind.

Das reduziert Rückfragen rund um «aktuell» und «alt». Gleichzeitig bleibt die Historie nachvollziehbar, wenn eine frühere Version später nochmals geprüft werden muss.

Du öffnest das bestehende Dokument und wechselst in den Tab «Versionen». Dort lädst du die neue Version direkt hoch.

Alternativ übernimmst du eine aktualisierte Datei aus der Inbox als neue Version. SimpleDMS ordnet sie dem bestehenden Dokument zu. Die Historie bleibt am Dokument sichtbar, und frühere Versionen bleiben verfügbar.