Metadaten-Konzept: Dokumenttypen, Tags und Felder
Das Metadaten-Konzept von SimpleDMS reduziert manuellen Aufwand bei der Ablage und verbessert die Trefferquote beim Wiederfinden.
Statt Dokumente zuerst in die «richtige» Ordnerstruktur zu pressen, wird jedes Dokument über Dokumenttyp, Tags und Felder beschrieben. So entsteht eine klare, aber flexible Struktur.
Warum das im Alltag hilft
Mit Metadaten musst du nicht mehr entscheiden, in welchen von mehreren passenden Ordnern ein Dokument abgelegt werden soll. Ein Dokument kann gleichzeitig über verschiedene Kriterien gefunden werden, zum Beispiel über Unternehmen, Projekt, Jahr oder Status.
Das ist besonders hilfreich bei Dokumenten, die in klassischen Dateistrukturen mehrfach vorkommen müssten.
Wie die Bausteine zusammenspielen
Dokumenttypen definieren den Rahmen. Sie legen fest, welche Angaben für eine Dokumentart relevant sind, etwa «Rechnung», «Vertrag» oder «Offerte».
Tags sorgen für flexible Zuordnung. Sie ergänzen Kontext, ohne starre Ordnerlogik.
Felder halten strukturierte Werte wie Datum, Betrag oder Referenznummer. Dadurch lassen sich Dokumente gezielt filtern.
In Kombination entsteht eine schnelle, konsistente Ablage: gleichartige Dokumente werden einheitlich erfasst und bleiben auch nach Monaten leicht auffindbar.
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