DMS-Entscheidungshilfe – Wie entscheide ich mich für ein DMS?

Die Auswahl eines passenden Dokumenten­management­systems (DMS) kann auf den ersten Blick überwältigend wirken. Doch keine Sorge: In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, worauf du achten solltest, damit du am Ende die perfekte Lösung für dich und dein Unternehmen, deine selbständige Tätigkeit oder für deine Familie findest.

1. Verstehe den Nutzen eines DMS

Bevor du überhaupt in die Auswahl gehst, ist es wichtig zu verstehen, was ein Dokumenten­management­System (DMS) alles leisten kann. Ein gutes DMS bietet unter anderem:

• Zentrale Ablage: Alle deine Dokumente – ob digital oder gescannt – werden an einem Ort gespeichert.
• Schnelles Wiederfinden: Mit durchdachten Suchfunktionen musst du nicht mehr lange in Ablagen wühlen.
• Datensicherheit: Gesicherte Server und automatische Backups schützen deine Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff.
• Zugriffssteuerung: Du entscheidest, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf.
• Zeitersparnis: Papierchaos und Ordnerberge gehören der Vergangenheit an, sodass du dich auf deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kannst.

2. Definiere deine Anforderungen

Überlege dir, wofür du ein DMS verwenden möchtest: für die Rechnungs­verwaltung deiner Einzelfirma, den schnellen Austausch wichtiger Unterlagen in deinem Klein­unternehmen oder vielleicht für mehr Struktur in deinen privaten Dokumenten?

Erstelle dir am besten eine Liste mit Punkten wie:

• Anzahl der Benutzer (z. B. Familienmitglieder, Mitarbeitende oder alleinige Nutzung)
• Zu speichernder Dokumententyp (Rechnungen, Verträge, Produkt­dokumente usw.)
• Benötigter Speicherplatz (inklusive Wachstumsperspektive)
• Notwendige Funktionen (z. B. Versionierung, mobile Nutzung, Workflow­Automatisierung)

Je konkreter du dir diese Punkte klarmachst, desto leichter fällt dir später die Entscheidung.

3. Achte auf Benutzerfreundlichkeit und Support

Gerade in kleinen Unternehmen, bei Selbständigen oder im Familienalltag spielt die Benutzerfreundlichkeit eine grosse Rolle. Du willst sicher nicht zum DMS-­Experten werden müssen, nur um grundlegende Aufgaben zu erledigen. Achte deshalb auf:

• Intuitive Oberfläche: Ist das System modern und leicht verständlich aufgebaut?
• Einfache Installation: Kannst du das DMS schnell einrichten und loslegen?
• Support und Updates: Bekommst du bei Fragen rasch Hilfe und regelmäßige Verbesserungen?

So sparst du dir unnötige Komplexität und gewinnst mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben.

4. Datenschutz und Sicherheit

In der Schweiz und der EU gelten strenge Datenschutz­vorschriften. Entsprechend wichtig ist es, dass dein DMS diese erfüllt. Achte auf folgende Punkte:

• Serverstandort: Liegen die Daten idealerweise auf Schweizer oder EU Servern?
• Verschlüsselung: Werden Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt?
• Zugriffsmanagement: Kannst du genau steuern, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf?

Vor allem bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen, Versicherungs­unterlagen oder Steuer­erklärungen ist ein durchdachtes Sicherheits­konzept unverzichtbar.

5. Kosten und Preismodelle vergleichen

DMS-Lösungen unterscheiden sich oft stark in ihren Preismodellen. Manche Systeme bieten ein Abomodell (monatlich oder jährlich), andere setzen auf eine einmalige Lizenzgebühr. Prüfe hier:

• Monatliche Gebühren vs. einmalige Kosten
• Inklusivleistungen (z. B. Support, Updates)
• Mögliche Zusatzkosten (z. B. für mehr Speicherplatz oder weitere Benutzer)

Für kleine Unternehmen oder Familien können Abomodelle besonders interessant sein, weil sie Kosten und Leistungen leicht kalkulierbar machen.

6. Flexibilität und Skalierbarkeit

Vielleicht startest du gerade klein und benötigst nur wenige Funktionen. Doch was ist, wenn dein Unternehmen wächst oder du im privaten Umfeld plötzlich mehr Dokumente verwalten musst? Ein gutes DMS sollte dir die Möglichkeit bieten, mehr Speicher, zusätzliche Benutzer oder weitere Features ohne grossen Aufwand hinzuzufügen.

7. Teste das System vor der Entscheidung

Bevor du dich endgültig festlegst, nutze einen Testzugang oder eine Demoversion, falls vorhanden. So bekommst du ein Gefühl dafür, ob das System wirklich zu dir passt. Achte dabei insbesondere auf:

• Wie einfach ist die Ersteinrichtung?
• Kommst du ohne grosse Einarbeitung zurecht?
• Funktionieren die Suchfunktionen so, wie du es brauchst?
• Welche Zusatzoptionen sind sinnvoll?

Ein gründlicher Test hilft dir, vorab mögliche Stolpersteine zu erkennen.

Fazit

Die Wahl des richtigen Dokumenten­management­Systems hängt stark von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Wichtig sind Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Datenschutz und Kostentransparenz. Nimm dir die Zeit, um verschiedene Lösungen zu vergleichen, und teste sie vor der finalen Entscheidung. So stellst du sicher, dass dein DMS langfristig zu dir und deinen Anforderungen passt.