OpenCloud-Integration für Benutzer:innen
Mit der OpenCloud-Integration kannst du eine Datei direkt aus OpenCloud nach SimpleDMS senden.
Voraussetzungen
- Die OpenCloud-Web-Erweiterung und SimpleDMS 1.17.0 oder neuer sind installiert.
- Die Administration hat die Integration in OpenCloud und SimpleDMS eingerichtet.
- Du bist in OpenCloud angemeldet und darfst die ausgewählte Datei herunterladen.
- OpenCloud erlaubt dir, für diese Datei einen öffentlichen Freigabelink zu erstellen.
Anleitung
1. Export in OpenCloud starten
Öffne das Kontextmenü einer Datei und wähle Nach SimpleDMS exportieren.
Alternativ wählst du die Datei aus, öffnest ihre Seitenleiste und wählst Nach SimpleDMS exportieren im Tab Aktionen.
2. Import in SimpleDMS bestätigen
SimpleDMS öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Melde dich an, falls du dazu aufgefordert wirst. Prüfe den Dateinamen und, sofern angezeigt, den OpenCloud-Pfad. Wähle danach Herunterladen und fortfahren.
Lass den ursprünglichen OpenCloud-Tab geöffnet, bis SimpleDMS die Datei heruntergeladen hat. So kann die Integration den temporären Freigabelink anschliessend widerrufen.
3. Dokument ablegen
Wähle nach dem Download einen Space und lege das Dokument wie gewohnt in SimpleDMS ab.
Verfügbarkeit der Aktion
Die Aktion steht im Kontextmenü und in der Seitenleiste für jeweils eine herunterladbare Datei zur Verfügung. Sie wird nicht angezeigt für:
- Ordner,
- Dateien mit Secure View,
- öffentliche Links,
- Dateien in verschlüsselten Vaults und
- Installationen, in denen die Integration nicht vollständig eingerichtet ist.
Hinweise
- Die Erweiterung erstellt für den Export einen passwortgeschützten und schreibgeschützten öffentlichen Freigabelink. Er ist nicht nur einmal nutzbar.
- Nach dem Download versucht die Integration, den Link zu widerrufen. Wenn der OpenCloud-Tab geschlossen wird oder der Widerruf fehlschlägt, bleibt der Link bis zum Ende des Tages nutzbar.
- Wenn dein Browser den neuen Tab blockiert, öffnet die Erweiterung SimpleDMS im aktuellen Tab. In diesem Fall kann sie den Link nicht direkt nach dem Download widerrufen.
- Starte einen neuen Export, wenn ein Link abgelaufen ist oder widerrufen wurde. Ein fehlgeschlagener Download verbraucht den Link nicht automatisch.
- Die ursprüngliche Datei in OpenCloud bleibt unverändert.
- Wenn die Aktion fehlt oder der Export fehlschlägt, soll die Administration die Integrationseinstellungen, Freigabeberechtigungen, Passwortrichtlinie und Netzwerk-Erreichbarkeit prüfen.