DMS-Anwendungsbeispiele in Immobilien- & Maklerbüros
Jedes Objekt erzeugt Aktenberge, ganz gleich ob es sich um die Zwei-Zimmer-Wohnung in Zürich-Oerlikon oder um das Mehrfamilienhaus im Engadin handelt. Grundrisse, Energieausweise, Maklerverträge sowie Protokolle der Stockwerkeigentümerversammlung fallen laufend an. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Struktur in dieses Papierchaos, schützt sensible Daten und beschleunigt deine Abläufe vom Erstkontakt bis zur Schlüsselübergabe.
Digitale Objektmappe
Herausforderung
Exposés, Fotos, Baupläne und Sanierungsbelege liegen in verschiedenen Ordnern oder in E-Mail-Anhängen verteilt, wodurch Fehler und Doppelarbeit vorprogrammiert sind.
Lösung mit DMS
- Automatische Ordnerschablone:
/Objekte/{Strasse}_{Ort}/{Verkauf} - Versionierung stellt sicher, dass nur das aktuellste Grundriss-PDF im Exposé landet.
- Volltextsuche findet «Mietvertrag 2018» oder «Fensterersatz 2022» in Sekunden.
Nutzen
- Sofortiger Gesamtüberblick per Objekt
- Keine Datei-Duplikate in Chat-Threads
- Schnellere Exposé-Erstellung für Portale
Bewerber- & Mietverträge
Herausforderung
Dossiers mit Betreibungsauszügen, Ausweis-Kopien und Referenzen müssen DSG-konform aufbewahrt, aber nach Absage sofort sauber gelöscht werden.
Lösung mit DMS
- Upload-Portal für Interessenten speichert PDF-Bewerbungen direkt im Objekt-Ordner.
- Tag
Status:Bewerbung offen / abgelehnt / Vertragsteuert automatische Löschfristen. - Digitalsignatur lässt Mietvertrag rechtssicher per Tablet unterschreiben.
Nutzen
- DSG-konforme Datenlöschung auf Klick
- Papierlose Vertragsabwicklung innert Stunden
- Bessere Bewerberübersicht im Team
Wartungs- & Handwerker-Doku
Herausforderung
Hauswart oder externe Firmen liefern Service-Berichte, die später bei Streitfällen oder Verkaufsverhandlungen wichtig werden.
Lösung mit DMS
- Mobile App lässt Handwerker Fotos und Protokolle direkt hochladen.
- Tags
BetriebskostenoderInstandhaltungsortieren Belege für die NK-Abrechnung.
Nutzen
- Lückenlose Objekthistorie
- Schneller Zugriff bei Mängelmeldungen
Eigentümer-Reporting & Abrechnungen
Herausforderung
Eigentümer brauchen monatliche Mietzinsausweise, Jahres-NK-Abrechnungen und Belegkopien, Papierversand ist teuer.
Lösung mit DMS
- Abrechnungs-PDF wird im Eigentümer-Portal abgelegt.
- Eigentümer erhalten E-Mail-Benachrichtigung.
- Rückfragen können als Kommentar direkt am Dokument gestellt werden.
Nutzen
- Schnellere Kommunikation
- Portokosten gespart
- Vollständiger Audit-Trail aller Rückfragen
Weitere Branchen
Fazit
Ein DMS macht aus unüberschaubaren Aktenbergen eine strukturierte, revisionsichere Datenbasis, von der Erstakquise über Vermietung bis zum Notartermin. So gewinnst du als Makler oder Immobilienverwalter wertvolle Zeit für Beratung und Verkauf, statt nach Dokumenten zu suchen.