Konzept

SimpleDMS besteht aus den folgenden vier Kernkomponenten, welche weiter unten im Detail beschrieben werden:

• ein durchdachtes Schlagwort-System (Tags) zum Kategorisieren von Dokumenten,
• dynamische Aktenregister zum Finden von und Arbeiten mit Dokumenten,
• Arbeitsbereiche (Spaces) für gemeinsamen oder privaten Zugriff auf Dokumente, sowie
• ein internes Postsystem für die Zusammenarbeit.

Schlagwort-System (Tags)

SimpleDMS verfügt über ein einfaches und zugleich mächtiges Schlagwort-System zur Verschlagwortung von Dokumenten.

Mit Schlagwörtern ist die Anreicherung von Dokumenten mit Metadaten möglich. Dies hilft in Kombination mit den dynamischen Aktenregistern beim Finden, Organisieren und Auswerten von Dokumenten.

Im einfachsten Fall arbeitet man nur mit Dokumententypen, einfachen Schlagworten und Schlagwort-Gruppen.

Bei Bedarf stehen aber auch umfangreichere Bausteine zur Umsetzung eines Schlagwort-Katalogs zur Verfügung, namentlich gewichtete Schlagworte, Schlagworte mit Wert, komponierte Schlagworte, sowie Schlagwort-Typen.

Dokumententypen helfen beim Organisieren der Schlagworte und beschleunigen die Verschlagwortung. Beispielsweise kann die Dokumentenkategorie «Rechnung» so konfiguriert werden, dass man beim Verschlagworten eines Dokuments eine übersichtliche Ansicht mit den relevanten Schlagwort-Gruppen (z. B. Steuerjahr, Person und Rechnungstyp) erhält und jedes Dokument in wenigen Sekunden verschlagworten kann.

Zum schnellen Verschlagworten neuer Dokumente steht eine Inbox mit Stapelverarbeitungsmodus zur Verfügung.

Weiterführende Informationen
«Verschlagwortung von Dokumenten» – mehr Flexibilität als klassische Dateistrukturen

Dynamische Aktenregister

Zum Finden von und Arbeiten mit Dokumenten verfügt SimpleDMS über dynamische Aktenregister.

Dynamische Aktenregister erlauben die Bildung von Schlagwortketten über eine virtuelle Ordnerstruktur. Man navigiert zu den gewünschten Dokumenten, indem man die relevanten Tags auswählt.

Dies funktioniert sowohl in der Anwendung selbst (im Internetbrowser), als auch über die Einbindung von SimpleDMS in das lokale Dateisystem via WebDAV.

Bei Bedarf stehen in der Anwendung auch eine klassische Textsuche (nach Dateinamen und Dateiinhalt), sowie Filter basierend auf Dateieigenschaften (Dateigrösse, Dateityp, etc.) zur Verfügung.

Für einen schnelleren Zugriff können dynamische Aktenregister auch als Favoriten verlinkt werden. So kann beispielsweise ein Schnellzugriff auf die «Steuerunterlagen 2025» angelegt werden.

Arbeitsbereiche (Spaces)

Spaces dienen der Schaffung gemeinsamer und privater Arbeitsbereiche.

Jeder Benutzende erhält einen persönlichen Arbeitsbereich. Zudem können Spaces beispielsweise für den Austausch von Dokumenten in Projektgruppen, oder den Austausch mit Treuhändern, Kunden und Lieferanten angelegt werden.

Spaces sind auch Teil des Berechtigungssystems. So kann beispielsweise festgelegt werden, wer Schreib- und wer Leserechte auf die Dokumente in einem Space hat.

Spaces können (in eine oder beide Richtungen) miteinander verknüpft werden, sodass ein Dokument in mehreren Spaces zugänglich ist, ohne es zu duplizieren. So behältst du jederzeit den Überblick und musst Dokumente bei Änderungen nicht an mehreren Orten austauschen.

Jeder Space kann bei Bedarf eigene Dokumententypen und Schlagworte oder zentral verwaltete Kataloge verwenden.

Internes Postsystem

Zur Zusammenarbeit steht ein internes Postsystem zur Verfügung. Jeder Space, und somit indirekt jeder Benutzende (persönlicher Space), hat einen eigenen Posteingang (Inbox).

Über das Postsystem können einfache Workflows (ohne formale Definition in SimpleDMS) durchlaufen und Dokumente beispielsweise an andere Personen zur Bearbeitung, Statusänderung via Tags (unbezahlt / bezahlt) oder Unterschrift verschickt werden.

Zudem können Dokumente geteilt oder angefordert werden. Dies funktioniert sowohl mit registrierten Nutzern, als auch mit Dritten ohne Account für SimpleDMS. Letztere erhalten einen zeitlich begrenzt gültigen Link zum Herunterladen oder Hochladen der Dokumente.

Registrierte Nutzer erhalten die Dokumente direkt in die Inbox in SimpleDMS zur weiteren Verarbeitung. So können beispielsweise auch Lohnabrechnung an Mitarbeitende verteilt werden.

Durch die Einbindung einer E-Mail-Adresse können Dokumente zur weiteren Verarbeitung direkt in SimpleDMS empfangen werden.