Warum SimpleDMS?
Effiziente Dokumentenablage
Die Dokumentenablage erledigt sich mit SimpleDMS fast wie von selbst.
Benutzer:innen sammeln alle neuen Dokumente in der Inbox und bearbeiten sie anschließend per Stapelverarbeitung. Dabei wählen sie einfach den Dokumenttyp und die zugehörigen Felder aus. Sie können die Dokumenttypen individuell konfigurieren.
Die Auswahl des passenden Ordners oder die Umbenennung der Datei sind nicht nötig. Der Name des Dokuments wird aus den zugewiesenen namensgebenden Feldern abgeleitet. Wer (noch) nicht auf Ordner und Dateinamen verzichten möchte, kann diese weiterhin nutzen.
Gibt es in der Anwendung beispielsweise den Dokumenttyp «Rechnung» mit den als namensgebend markierten Feldern «Unternehmen» und «Eingangsdatum» wird das Dokument in der Anwendung mit dem Namen «Rechnung, Musterfirma, 06.03.2025» gelistet. Wenn sich die Metadaten ändern, ändert sich automatisch der daraus abgeleitete Name.
Fehlerquellen bei der Ablage werden mit dem Metadaten-gestützten Ansatz vermieden, da keine vorgegebenen Ordnerstrukturen zu beachten sind und die Verschlagwortung intuitiv ist.
Schnelles Finden von Dokumenten
Durch die Metadaten-gestützte Ablage lassen sich auch Dokumente, die in einer klassischen Ordnerstruktur keinen eindeutigen Speicherort haben, schnell finden.
Ob eine Rechnung im Ordner des zugehörigen Projekts oder im Ordner für das rechnungsstellende Unternehmen abgelegt wurde, spielt keine Rolle mehr. Einfach das Unternehmen, das Projekt, den Dokumenttyp und bei Bedarf zusätzliche Eigenschaften als Filter auswählen und das Dokument wird gefunden.
Einfaches Berechtigungssystem
Die Verwaltung von Berechtigungen in SimpleDMS ist einfach gehalten und orientiert sich an den Bedürfnissen kleiner Unternehmen.
Administrator:innen legen für jeden Space fest, welche Benutzer:innen Schreib- oder nur Lesezugriff erhalten. Jeder Space verwendet eigene Dokumenttypen und Schlagworte, sodass Unbefugte sensible Informationen nicht versehentlich einsehen können.
Übersicht behalten
Mit der Filter-Funktion behältst du den Überblick über deine Dokumente. Beispielsweise kannst du für Rechnungen ein «Bezahlt am» oder «Bezahlt» Feld definieren und dir über den zugehörigen Filter alle unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen.
In der Inbox jedes Spaces findest du alle Dokumente, die noch verschlagwortet werden müssen.
Deine Daten gehören dir
Für Cloud-Nutzer bietet SimpleDMS komfortable und vollständige Export-Optionen. Der Export aller Dateien inklusive der Datenbank mit den Metadaten ist jederzeit möglich.
Als On-Premises-Kunde betreibst du SimpleDMS auf deiner eigenen Infrastruktur und hast so die volle Kontrolle über deine Daten.